STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

PPID DINAS PENDIDIKAN PROVINSI SULAWESI TENGAH

I. IDENTITAS SOP

Nama SOP : Pendokumentasian Informasi Publik

Unit Kerja : Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Tengah

II. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU KIP.

4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.

5. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.

6. Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah tentang Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (jika telah ditetapkan).

III. TUJUAN

1. Menjamin tersedianya dokumentasi informasi publik yang lengkap, akurat, sistematis, dan mudah diakses.

2. Menjamin keamanan dan keutuhan dokumen informasi publik.

3. Mendukung pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan akuntabel.

4. Menjadi pedoman pengelolaan dokumentasi informasi publik di lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Tengah.

IV. RUANG LINGKUP

SOP ini mengatur kegiatan pengumpulan, penerimaan, pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, pemutakhiran, dan penyajian dokumentasi informasi publik yang berada dalam penguasaan Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Tengah.

V. PIHAK YANG TERLIBAT

1. PPID.

2. PPID Pelaksana.

3. Seluruh Bidang/Unit Kerja.

4. Pengelola Arsip.

5. Atasan PPID.

VI. DOKUMEN YANG DIKELOLA

A. Informasi Berkala

• Profil Dinas Pendidikan.

• Program dan kegiatan.

• Rencana kerja.

• Laporan kinerja.

• Laporan keuangan.

• Daftar Informasi Publik (DIP).

B. Informasi Setiap Saat

• Peraturan dan kebijakan.

• Data pendidikan.

• Data kerja sama.

• SOP pelayanan.

• Dokumen pengadaan.

C. Informasi Serta Merta

• Informasi yang berkaitan dengan keselamatan publik.

• Informasi keadaan darurat.

D. Informasi Dikecualikan

• Dokumen hasil uji konsekuensi.

• Dokumen yang dikecualikan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

VII. PROSEDUR PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

1. Pengumpulan Informasi

PPID meminta dan menerima informasi dari seluruh bidang/unit kerja.

Output:

• Dokumen informasi publik dari unit kerja.

2. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen

Petugas PPID:

• Menerima dokumen.

• Memeriksa kelengkapan dokumen.

• Mencatat dalam Register Dokumentasi Informasi Publik.

Output:

• Register penerimaan dokumen.

3. Verifikasi Dokumen

PPID melakukan pemeriksaan terhadap:

• Keabsahan dokumen.

• Kelengkapan dokumen.

• Kesesuaian dengan sumber informasi.

Output:

• Dokumen terverifikasi.

4. Klasifikasi Informasi

PPID mengelompokkan dokumen menjadi:

• Informasi Berkala.

• Informasi Serta Merta.

• Informasi Setiap Saat.

• Informasi Dikecualikan.

Output:

• Dokumen terklasifikasi.

5. Pemberian Kode dan Indeks

PPID memberikan:

• Nomor dokumen.

• Kode klasifikasi.

• Metadata dokumen.

• Kata kunci pencarian.

Output:

• Dokumen terindeks.

6. Penyimpanan Dokumen

Dokumen disimpan dalam:

a. Arsip Fisik

• Lemari arsip.

• Rak dokumen.

• Ruang arsip.

b. Arsip Digital

• Server PPID.

• Cloud Storage.

• Sistem Informasi PPID.

Output:

• Dokumen tersimpan dengan aman.

7. Pemeliharaan Dokumen

PPID melakukan:

• Backup data berkala.

• Pemeriksaan kondisi arsip.

• Pengamanan dokumen.

Output:

• Dokumen tetap terjaga.

8. Pemutakhiran Dokumentasi

PPID melakukan pembaruan apabila terdapat:

• Perubahan data.

• Informasi baru.

• Perubahan regulasi.

• Perubahan organisasi.

Output:

• Dokumen terbaru.

9. Penyajian Informasi

PPID menyediakan dokumentasi melalui:

• Website PPID.

• Portal layanan informasi.

• Ruang layanan informasi.

• Media digital lainnya.

Output:

• Informasi dapat diakses masyarakat.

10. Monitoring dan Evaluasi

PPID melakukan evaluasi terhadap:

• Kelengkapan dokumentasi.

• Kemudahan akses.

• Keamanan arsip.

• Kemutakhiran informasi.

Output:

• Laporan Monitoring dan Evaluasi.

VIII. JANGKA WAKTU

IX. SARANA DAN PRASARANA

1. Komputer dan Laptop.

2. Scanner Dokumen.

3. Server Penyimpanan Data.

4. Sistem Informasi PPID.

5. Ruang Arsip.

6. Lemari Arsip.

7. Media Penyimpanan Cadangan (Backup).

X. INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Seluruh dokumen informasi publik terdokumentasi dengan baik.

2. Dokumen mudah ditemukan dan diakses.

3. Tidak terjadi kehilangan dokumen.

4. Dokumentasi selalu mutakhir.

5. Pelayanan informasi publik menjadi lebih cepat dan akurat.

XI. DIAGRAM ALUR SOP PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

XII. MOTTO PELAYANAN

"Dokumentasi Tertata, Informasi Tersedia, Pelayanan Prima."

Output Dokumen SOP Ini

1. Register Dokumentasi Informasi Publik.

2. Buku Induk Dokumentasi Informasi.

3. Daftar Arsip Informasi Publik.

4. Berita Acara Verifikasi Dokumen.

5. Laporan Monitoring dan Evaluasi Dokumentasi Informasi Publik.

6. Daftar Informasi Publik (DIP) yang terdokumentasi dan terbarui.